Politique de confidentialité City Pop

City Pop collecte principalement les données de l’utilisateur pour promouvoir, pour organiser et pour fournir ses services aux clients. Cette page présente à l’utilisateur et aux clients qui utilisent les services City Pop, y compris l’utilisation de l’application du même nom et la navigation sur le « site Web » (www.citypop.com), les informations nécessaires pour nous permettre de traiter les données à caractère personnel des utilisateurs en toute transparence.

1. Qui est le responsable du traitement ?

City Pop AG, dont le siège social est situé à Bernerstrasse Süd 169 CH-8048 Zurich, contrôle la manière dont les données à caractère personnel de l’utilisateur sont collectées et établit les finalités et les moyens pour lesquels ces données sont utilisées. Le responsable du traitement a organisé ses services à l’utilisateur, en s’engageant à traiter les données à caractère personnel conformément aux principes de protection des données établis par la législation suisse (« LPD ») et de l’Union européenne (« Règlement général sur la protection des données » ou « RGPD »).

2. Quelles données à caractère personnel City Pop collecte-t-elle ?

Le responsable du traitement collecte des données à caractère personnel des utilisateurs, des hôtes et des visiteurs, lors de l’utilisation de l’application City Pop, de la navigation et de l’interaction avec les sites Web, de même que lors des procédures d’enregistrement, de réservation et d’utilisation des services City Pop.

City Pop collecte uniquement les données qu’elle peut légitimement utiliser, qu’elle est autorisée à collecter, qui sont nécessaires aux fins décrites ci-dessous, et toujours dans les limites de celles-ci.

2.1 Est-il obligatoire de fournir les données ?

City Pop a organisé l’activité en limitant la collecte de données à caractère personnel selon un principe de minimisation et de stricte nécessité. Cependant, pour la plupart des finalités décrites ci-dessous (par exemple, remplir le formulaire), le fait de ne pas fournir les données indiquées comme nécessaires peut entraîner l’impossibilité d’accéder aux services City Pop et/ou de conclure les opérations requises.

L’acquisition de données de contact n’implique pas un consentement automatique à l’exécution d’activités de marketing, qui seront effectuées comme indiqué au point 3.5. En particulier, les consentements éventuellement fournis pour la réalisation d’activités de marketing peuvent être retirés à tout moment dans les paramètres de l’application. L’utilisateur peut également révoquer les autorisations accordées ou exprimer son droit d’opposition via le lien situé dans le pied de page des courriers électroniques envoyés par City Pop AG.

3. Finalités de la collecte des données

Les données de l’utilisateur peuvent être traitées pour les finalités suivantes, conformément à ce qui est indiqué dans les descriptions.

3.1 Données de navigation

Les données de navigation relatives aux activités effectuées par l’utilisateur lors de l’utilisation du site et de l’application sont collectées et traitées à l’aide d’outils de suivi spécifiques (par exemple, pixels, cookies) à des fins techniques, statistiques, fonctionnelles et de marketing. Toutes les opérations sont effectuées dans les limites de ce qui est autorisé par l’utilisateur lui-même. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la Politique en matière de cookies au lien suivant : https://citypop.com/cookie-policy-eu/

3.2. Création et gestion de compte

Pour effectuer une réservation ou commencer à utiliser les services City Pop, vous devez créer votre compte sur la plateforme ou l’enregistrer en vous authentifiant avec un profil Google, Facebook ou Apple.

Base juridique : contrat (demande d’utilisation des services City Pop)

Durée de conservation : les données relatives au compte enregistré seront conservées jusqu’à la demande de suppression de la part de l’utilisateur, via la fonction « Supprimer votre profil » accessible dans les paramètres et préférences de l’application, dans la rubrique « Sécurité ». À la suite de la demande de suppression du compte, le responsable pourra conserver certaines données relatives à l’utilisateur si nécessaire ou obligatoire à des fins différentes (par exemple, la conservation des données administratives et comptables).

3.3 Gestion des réservations et des services City Pop

Les données des utilisateurs enregistrés seront traitées dans la gestion, la fourniture et la maintenance des services City Pop conformément aux conditions générales (https://citypop.com/terms-conditions/), principalement pour la réalisation d’activités de front-office (par exemple : aider l’utilisateur pendant le séjour, fournir des informations sur l’enregistrement et le départ, répondre aux demandes d’informations), de back-office (par exemple : gestion administrative et comptable, planification des activités), pour l’envoi de communications à des fins purement organisationnelles et de service (par exemple : mises à jour de l’application, sécurité informatique, confidentialité, travaux d’entretien des appartements ou des espaces communs) ou pour permettre l’utilisation des technologies et des services mis à disposition pendant le séjour dans un établissement City Pop.

Base juridique : contrat (conditions générales)

Durée de conservation : les données seront conservées pour ces finalités jusqu’à un maximum de 10 ans après la fin de l’utilisation des services. Pour éviter tout inconvénient, à la fin du séjour, les clients sont toujours invités à déconnecter leurs profils des services interactifs (par exemple : télévision connectée) éventuellement utilisés pendant le séjour dans un établissement City Pop.

3.4 Sécurité et obligations légales

  • Gestion de la sécurité et transmission des données aux autorités compétentes

Les données à caractère personnel et particulières des hôtes peuvent être traitées dans le cadre d’opérations visant à assurer la sécurité au sein de l’établissement ou pour la prévention, la gestion et la documentation des infractions ou des incidents/accidents. City Pop est également tenue de collecter des données à caractère personnel pour se conformer aux exigences légales spécifiques à l’emplacement de l’établissement de City Pop.

Base juridique : obligations légales.

Durée de conservation : pour la durée nécessaire et suffisante pour documenter le respect de la loi.

  • Vidéosurveillance

Les images des hôtes et des visiteurs prises par les installations de vidéosurveillance installées dans les établissements City Pop seront traitées pour la protection des espaces et des biens de City Pop et afin de protéger la sécurité physique des hôtes.

Base juridique : intérêt légitime du responsable.

Durée de conservation : jusqu’à 96 h après l’enregistrement, sauf nécessité particulière liée à la gestion des infractions.

3.5 Marketing

  • Marketing direct

Les données de contact des utilisateurs seront utilisées pour envoyer des messages de rappel, des promotions et des suggestions, par des communications par courrier électronique ou par des notifications push contenant, par exemple, des invitations à participer à des enquêtes et des concours, des informations sur les événements organisés par City Pop, des nouvelles sur les nouveaux services et initiatives, des occasions et des promotions également liées à des services tiers.

Base juridique : consentement au « marketing », qui peut être fourni ou retiré à tout moment en accédant aux paramètres de l’application.

Durée de conservation : jusqu’à la révocation du consentement.

  • Analyse des préférences

Avec le consentement spécifique de l’utilisateur, les données relatives à l’analyse effectuée via l’application et pendant le séjour seront traitées et analysées pour reconnaître les goûts et les préférences de l’utilisateur et adapter les offres et les promotions envoyées via les canaux de marketing direct.

Base juridique : consentement à l’ « analyse des préférences », qui peut être fourni ou retiré à tout moment en accédant aux paramètres de l’application.

Durée de conservation : jusqu’à la révocation du consentement ou deux ans après l’ouverture du dernier courrier électronique.

  • Soft spam

Les données de contact des utilisateurs qui ont interagi avec les services interactifs de City Pop, par exemple, en effectuant des réservations, en demandant des services et des informations spécifiques via les canaux et les sites Web de City Pop AG, en les insérant dans des listes d’attente, en téléchargeant des catalogues, etc., peuvent être utilisées pour la réalisation d’activités de marketing occasionnelles, à basse fréquence et strictement liées aux services avec lesquels l’utilisateur a interagi (appelé « soft spam »).

Base juridique : intérêt légitime du responsable – activité organisée avec des logiques et des modalités telles qu’elle ne perturbe ni ne porte atteinte aux droits fondamentaux de l’utilisateur.

Durée de conservation : jusqu’à demande d’opposition.

  • Participation à des projets de communication

La participation à des événements d’agrégation, des concours ou d’autres initiatives organisées par City Pop peut impliquer la collecte d’images et de vidéos des participants. Avec la participation et le consentement des participants à ces initiatives, et sans préjudice du droit d’opposition des personnes concernées, le matériel multimédia produit peut être destiné à être publié sur le Web et via les réseaux sociaux.

Base juridique : consentement (par exemple, entretiens vidéo), contrat (par exemple, participation à un concours) ou intérêt légitime (par exemple, événements organisés), selon le type de projet.

Durée de conservation : jusqu’à demande d’opposition.

3.6 Transmission des données à des tiers

Avec le consentement spécifique de l’utilisateur, vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec des professionnels, des sociétés ou des entités avec lesquelles City Pop AG a conclu des accords commerciaux et/ou des conventions (appartenant aux catégories suivantes : communication et marketing ; juridique, financier, assurance ; art et culture ; tourisme ; éducation et formation ; informatique/technologie ; socio-humanitaire ; immobilier ; divertissement, production télévisuelle et cinématographique ; santé et services à la personne), afin de permettre le démarrage de leurs objectifs de marketing direct via des outils automatisés.

Base juridique : consentement au « partage des données », qui peut être fourni ou retiré à tout moment en accédant aux paramètres de l’application.

Durée de conservation : jusqu’à la révocation du consentement ou deux ans après l’ouverture du dernier courrier électronique.

3.7 Suivi et reporting

Les données des utilisateurs et des hôtes, y compris les informations de base et relatives aux paiements pour les services utilisés, seront collectées et traitées avec des mesures de protection appropriées à des fins de suivi et de reporting, par le biais d’analyses statistiques et sous forme agrégée. Ces analyses peuvent être partagées avec d’autres sociétés du groupe City Pop et des partenaires (par exemple, des fonds d’investissement) pour le suivi des services City Pop, la planification stratégique et l’amélioration constante des services City Pop.

Base juridique : intérêt légitime du responsable – données traitées principalement sous forme agrégée, avec des modalités et des logiques non destinées à l’identification de la personne individuelle.

Durée de conservation : jusqu’à 10 ans après la fin de l’utilisation des services City Pop.

3.8 Candidatures et démarrage de collaborations

En cas de soumission de votre candidature ou de propositions de collaboration pour un poste, les données contenues dans le CV, les diplômes, les références et les photos du candidat seront traitées pour la gestion des processus de sélection.

Base juridique : mesures précontractuelles.

Durée de conservation : jusqu’à un maximum de 2 ans.

3.9 Poursuivre des fins de justice et de défense en justice

Les données à caractère personnel collectées dans le cadre de la poursuite d’autres finalités peuvent être traitées par City Pop AG pour établir, exercer ou défendre son droit légitime.

Base juridique : intérêt légitime du responsable.

Durée de conservation : jusqu’à un maximum de 10 ans après leur collecte ou la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été initialement collectées.

4. Comment les données sont-elles traitées ?

Toutes les données collectées aux fins susmentionnées sont traitées par le biais de systèmes, de supports et d’infrastructures informatiques et électroniques, en utilisant des outils appropriés et sécurisés qui permettent une organisation étroitement liée aux fins de traitement exposées ci-dessus. Les opérations effectuées par City Pop peuvent prévoir le recours à des processus automatisés, toujours dans les limites et en référence aux seules fins décrites ci-dessus (en particulier, pour les opérations de gestion administrative, la réalisation d’opérations de marketing et la fourniture des services prévus par les Conditions générales). Les personnes concernées conservent toujours le droit de demander le soutien et l’intervention de membres du personnel compétents – dans tous les cas, tenus à une stricte obligation de confidentialité et instruits à cet égard.

5. Où les données sont-elles traitées et stockées ?

Les données seront conservées et traitées dans les locaux physiques et les infrastructures informatiques du responsable du traitement ou de ses fournisseurs autorisés, sur le territoire suisse, au sein de l’UE et aux États-Unis (vers des sujets ayant adhéré au « Data Privacy Framework »), dans le cadre de leurs autorisations respectives et dans le respect des contraintes imposées aux responsables du traitement conformément à l’art. 28 du RGPD, et en mettant uniquement en œuvre des opérations de transfert sûres et licites.

Sauf initiatives spécifiques basées sur l’autorisation de l’utilisateur (par exemple, participation à un concours, participation à des projets de communication avec du matériel multimédia et des images personnelles du client, etc.), aucune opération de diffusion ou de divulgation d’informations n’est prévue.

6. Avec qui les données sont-elles partagées ?

City Pop AG peut partager les données de l’utilisateur avec des tiers dans les limites suivantes :

  • des professionnels, des sociétés et des entreprises qui fournissent des services pour soutenir les activités de City Pop (par exemple, les centres de données, les plateformes informatiques, les systèmes de messagerie et d’emailing, les sociétés de conseil dans le domaine de la sécurité informatique ou de la maintenance du matériel et des logiciels, les fournisseurs de services étroitement liés au séjour chez City Pop – par exemple, la blanchisserie, les entreprises de nettoyage, l’entretien), dans leur rôle de sous-traitants du traitement conformément à l’art. 28 du RGPD ;
  • d’autres sociétés du Groupe uniquement à des fins purement organisationnelles et/ou administratives ;
  • des gestionnaires de services de paiement, qui peuvent prendre connaissance des informations relatives aux cartes bancaires et aux systèmes de paiement utilisés, en traitant les données en tant que responsables autonomes et selon les indications fournies dans leurs politiques respectives.

Dans le cadre de ses communications marketing, City Pop peut partager des liens vers des sites Web tiers. Ces sites Web ne sont pas contrôlés par City Pop et peuvent être soumis à des politiques de confidentialité autres que celles décrites dans la présente politique de City Pop. Pour plus d’informations sur les politiques de confidentialité de ces tiers, l’utilisateur est invité à consulter les politiques de confidentialité correspondantes.

Dans certains cas, City Pop est également tenue de partager les données des hôtes avec les autorités publiques à des fins de sécurité et conformément aux dispositions de la loi (par exemple : la municipalité de l’emplacement spécifique des établissements City Pop où vous résidez), et dispose d’informations et d’un accès limités en ce qui concerne les modalités de protection et de traitement des données mises en œuvre par ces tiers.

7. Droits de l’utilisateur en matière de protection des données

Les règles de protection des données à caractère personnel garantissent à l’utilisateur des droits spécifiques lui permettant de contrôler ses données à caractère personnel. City Pop souhaite également soutenir l’utilisateur dans l’exercice de ses droits. Le service d’assistance aux clients de City Pop est le point de contact pour toutes les questions relatives au traitement des données personnelles. City Pop doit identifier l’utilisateur afin de le soutenir dans l’exercice de ses droits. Les droits de l’utilisateur comprennent :

  • Le droit d’être informé des données collectées :
    • Les données à caractère personnel de l’utilisateur collectées par City Pop,
    • Les finalités pour lesquelles ces données sont collectées.
  • Le droit de demander que ses données soient supprimées ou modifiées ou que leur utilisation soit limitée :
    • Si l’utilisateur exprime sa volonté à cet égard, City Pop supprimera les données dès qu’elles ne seront plus nécessaires pour atteindre les objectifs indiqués dans la présente politique et en cas d’obligation légale de le faire.
    • Si l’utilisateur estime que ses données à caractère personnel sont incorrectes ou incomplètes, il peut demander la modification de certaines des informations.
    • Si l’utilisateur souhaite que ses données soient conservées, mais non utilisées. Dans certains cas, l’utilisateur peut demander à City Pop de conserver les données aux fins légales du premier.
    • S’il le souhaite, l’utilisateur peut se désabonner de la newsletter et demander à City Pop de ne plus utiliser ses données.
    • Si l’utilisateur ne souhaite pas apparaître dans les vidéos ou les photos des événements officiels de City Pop auxquels il a participé, il est invité à en informer City Pop.
  • Vous trouverez ci-dessous quelques suggestions pour protéger vos données :
    • Lors de la création d’un compte pour City Pop, définissez un mot de passe fort et sécurisé, à utiliser exclusivement pour ce compte et à ne partager avec personne. Si vous soupçonnez que quelqu’un d’autre connaît le mot de passe, assurez-vous de le changer immédiatement.
    • Si vous recevez un courrier électronique suspect et que vous n’êtes pas sûr qu’il provienne de City Pop, par exemple, en ce qui concerne le numéro de réservation ou le séjour, veuillez en informer City Pop dans les plus brefs délais. Il est recommandé de ne pas répondre au courrier électronique et de ne pas fournir de données à caractère personnel.
    • Les communications de City Pop relatives aux offres spéciales ou aux événements auront toujours lieu via les canaux officiels (compte de courrier électronique, notification sur l’application mobile, médias sociaux) et dans ces courriers électroniques, les données à caractère personnel ne seront jamais demandées à l’utilisateur.
    • En cas de doute concernant une communication, un message sur les médias sociaux ou une notification reçue, vous pouvez vérifier son authenticité sur le site Web de City Pop ou envoyer un courrier électronique au service d’assistance aux clients de City Pop.

8. Contacts et support

L’utilisateur peut contacter le responsable du traitement en écrivant à l’adresse de courrier électronique suivante :  welcome@citypop.com.

City Pop AG a également désigné son propre délégué à la protection des données (« DPO ») – conformément au RGPD – ou « conseiller à la protection des données » conformément à la LPD.  Le DPO soutient le responsable du traitement dans le respect des réglementations et dans la protection des droits à la protection des données des utilisateurs. Il peut être contacté pour demander des informations, un soutien et des éclaircissements sur les questions relatives à la confidentialité et à la gestion des données, en écrivant à l’adresse de courrier électronique suivante : dpo@citypop.com.

Enfin, il est communiqué que, pour leurs activités et leurs compétences respectives, City Pop AG et le DPO interagissent régulièrement avec le représentant désigné de l’UE, disponible pour tous les utilisateurs et les clients sur le territoire de l’UE à l’adresse  privacy.ue@citypop.com.

9. Mises à jour de la politique de confidentialité

Afin de garantir que la politique est toujours correcte et mise à jour, City Pop AG se réserve le droit d’y apporter les modifications nécessaires pour l’adapter aux changements éventuels dans la manière dont les données sont traitées. Chaque nouvelle version sera disponible sur le site Web ou l’application mobile de City Pop et prendra effet à la date de publication.

Cette politique est mise à jour au 21 décembre 2023.

Cliquez ici pour voir les mises à jour.